In termini di automazione aziendale, importare documenti di ordini di vendita e fatture dai vari canali di acquisizione, come i marketplace online, rappresenta un elemento chiave per l’efficienza operativa e la riduzione di errori manuali.
L’automazione dell’importazione di documenti consiste nell’integrare e sincronizzare in modo automatico i dati provenienti da diverse fonti o piattaforme in un sistema centrale; nel nostro contesto degli ordini di vendita e delle fatture, l’automazione significa che il sistema acquisisce i documenti relativi agli ordini e alle transazioni effettuate attraverso vari canali (es. e-commerce, marketplace, portali B2B) senza richiedere l’intervento manuale degli operatori.
Questo avviene attraverso una funzionalità definita schedulazione automatica. La funzionalità rappresenta un grande vantaggio per le aziende che gestiscono una grande mole di documenti, permettendo di automatizzare processi ripetitivi e garantire un flusso di lavoro continuo, anche in assenza di supervisione diretta.
È una funzione indispensabile per chi cerca una gestione moderna, scalabile ed efficace evitando interruzioni, massimizzando l’efficienza operativa e riducendo il rischio di errori ed è presente con Starty ERP, nella versione Enterprise: le aziende possono contare su una piattaforma solida e flessibile, adatta a supportare la crescita e le esigenze di automazione.
Come Starty ERP Automatizza la Gestione Multi-Canale
Con Starty ERP, l’integrazione tra diversi marketplace e canali di vendita viene completamente automatizzata, centralizzando tutti i dati in una piattaforma unica in cloud.
Starty ERP è in grado di connettersi automaticamente ai vari marketplace attraverso API o tramite l’integrazione di file di importazione standard.
Ciò significa che il sistema può raccogliere ordini e fatture da ogni canale di vendita, anche da più siti contemporaneamente o differenti setup di piattaforme senza che sia necessario scaricarli manualmente.
Il grande punto di forza è la capacità di uniformare i dati provenienti da queste fonti.
Starty ERP converte e standardizza le informazioni in modo che tutte le transazioni abbiano lo stesso formato e siano facilmente gestibili all’interno del sistema, facilitando la lettura e l’analisi delle vendite su più canali, riducendo gli errori dovuti alla differenza di formati e strutture dati.
Grazie all’automazione, tutti gli ordini e le fatture provenienti da canali diversi possono essere visualizzati e monitorati da un’unica dashboard e da viste tabellari con filtri;
non è necessario accedere separatamente a ciascun marketplace o eCommerce per verificare la documentazione e le fatture.
Tutto avviene in tempo reale su una piattaforma centralizzata, semplificando il monitoraggio e il controllo.
Impostare un processo automatizzato che, a intervalli regolari di mezz’ora, elabori ripetutamente l’importazione dei documenti ricevuti (come ordini e fatture), aggiornando contestualmente i dati relativi ai nuovi clienti.
Allo stesso tempo, aggiornare le disponibilità di magazzino, tenendo conto sia dei nuovi ordini importati, sia dei nuovi carichi/forniture ricevuti. In caso di nuovi prodotti, aggiornare anche le informazioni sui prezzi di vendita.
Cos’è la Schedulazione Automatica?
La schedulazione automatica permette di programmare in anticipo l’importazione e l’elaborazione dei documenti, riducendo l’intervento manuale da parte dell’utente.
In pratica, si tratta di una funzionalità che automatizza il processo di ricezione, gestione e registrazione dei documenti, eseguendolo in orari predefiniti o in momenti strategici della giornata; la programmazione può essere impostata per avviare il processo di importazione di ordini e fatture in orari specifici, come ad esempio la mattina presto, durante la pausa pranzo o alla fine della giornata lavorativa.
Vantaggi della Schedulazione Automatica
La schedulazione automatica offre una serie di vantaggi che migliorano l’efficienza operativa:
Riduzione del carico di lavoro manuale:
non è più necessario avviare manualmente ogni singolo processo di importazione riducendo il tempo dedicato a operazioni ripetitive e consente ai dipendenti di concentrarsi su attività a più alto valore aggiunto.
Elaborazione continua:
con la schedulazione automatica, i documenti possono essere elaborati anche durante momenti di inattività, come le pause pranzo, fine giornata o anche durante la notte garantendo che i dati siano sempre aggiornati, pronti per essere utilizzati al rientro in ufficio.
Minore rischio di errore:
automatizzando l’importazione dei documenti, si riducono le possibilità di errore umano, come dimenticanze o errori durante il caricamento dei dati.
Maggiore efficienza per grandi aziende:
le imprese che gestiscono un alto volume di ordini e fatture traggono particolari benefici dalla schedulazione automatica, poiché consente di gestire flussi di lavoro più complessi senza richiedere personale dedicato.
Compatibilità con altri processi aziendali:
la schedulazione può essere programmata in modo da non interferire con altre operazioni aziendali o sovraccaricare il sistema, garantendo un flusso di lavoro ottimale e fluido.
Gestione Multi-Canale e Multi-Mercato con Starty ERP
Molte aziende vendono i propri prodotti su una vasta gamma di canali, inclusi marketplace come Amazon, eBay, Etsy e portali di e-commerce proprietari. Ciascuno di questi canali ha le proprie regole, formati di documenti e specifiche per la gestione di ordini e fatture, rendendo la gestione manuale di questi processi estremamente complessa e dispendiosa in termini di tempo.
L’automazione tramite Starty ERP offre una soluzione efficace per semplificare e centralizzare la gestione multi-canale e multi-mercato, garantendo che le aziende possano mantenere il controllo su ordini e fatture provenienti da diverse fonti in modo uniforme e standardizzato.
