Con la crescente digitalizzazione dei processi aziendali, il Documento di Trasporto (DDT) si è evoluto in una versione digitale, portando con sé numerosi vantaggi per la gestione della logistica.
Questo articolo esplora cos’è il DDT digitale, come funziona, i benefici che offre e le normative di riferimento per la sua implementazione.
Cos’è il Documento di Trasporto Digitale?
Il Documento di Trasporto Digitale è la versione informatizzata del tradizionale DDT cartaceo.
Esso attesta la movimentazione di merci, come previsto dal DPR 472/96, ma viene generato, trasmesso e conservato interamente in formato digitale.
Grazie all’uso di software gestionali avanzati come Starty ERP, il DDT digitale garantisce maggiore efficienza e conformità normativa.
Come funziona il Documento di Trasporto Digitale?
Il processo di gestione del Documento di Trasporto Digitale (DDT) diventa semplice e automatizzato grazie a piattaforme software gestionali specializzate come Starty ERP, che offrono strumenti avanzati per ottimizzare ogni fase operativa.
1. Creazione del documento
Il DDT viene generato in formato elettronico includendo automaticamente tutte le informazioni richieste dalla normativa, tra cui:
- Dati del mittente e del destinatario (ragione sociale, indirizzo, ecc.).
- Descrizione dettagliata della merce (quantità, unità di misura, natura dei beni).
- Data di spedizione e luogo di consegna.
- Numero progressivo del documento.
2. Firma digitale del DDT
Una volta generato, il DDT digitale deve essere firmato per garantirne l’autenticità e l’integrità. La firma digitale qualificata assicura che:
- Il documento non possa essere alterato dopo la firma.
- Venga rispettata la normativa sulla validità dei documenti elettronici.
La firma digitale è essenziale per dare valore legale al DDT digitale, equiparandolo al documento cartaceo tradizionale.
3. Trasmissione del documento
Il DDT digitale può essere trasmesso ai soggetti coinvolti nel trasporto (destinatario o trasportatore) in diversi modi:
- Email: per una comunicazione rapida.
- PEC: per garantire la certificazione dell’invio e della ricezione.
- Integrazione con software ERP: per un trasferimento automatico e sicuro tra i sistemi aziendali.
La trasmissione in formato digitale consente di inviare il documento in tempo reale, accelerando i processi logistici e riducendo il rischio di errori.
4. Archiviazione digitale del DDT
Il DDT deve essere conservato per un periodo minimo di 10 anni, come previsto dalla normativa fiscale. La conservazione elettronica offre vantaggi significativi:
- Risparmio di spazio rispetto agli archivi cartacei.
- Maggiore sicurezza grazie a sistemi di backup e protezione contro la perdita dei dati.
- Ricerca rapida: i documenti archiviati digitalmente possono essere recuperati facilmente tramite parole chiave o metadati.
Il processo di conservazione digitale deve essere conforme alle normative vigenti, come il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e il Regolamento eIDAS.
Vantaggi del DDT Digitale
Riduzione dei costi operativi
La digitalizzazione elimina la necessità di stampare, spedire e archiviare documenti cartacei, riducendo i costi logistici e amministrativi.
Migliore tracciabilità
Con l’integrazione nei sistemi ERP o di gestione logistica, è possibile monitorare in tempo reale il ciclo di vita del documento, dalla generazione alla consegna.
Conformità normativa semplificata
I sistemi digitali aiutano le aziende a rispettare gli obblighi di conservazione e trasmissione, evitando sanzioni per errori o mancanze.
Automazione dei processi
I DDT digitali possono essere generati automaticamente a partire da ordini o fatture, velocizzando l’operatività aziendale.
Sostenibilità ambientale
La digitalizzazione contribuisce a ridurre il consumo di carta, supportando le politiche aziendali di sostenibilità.
Normative di riferimento
La validità del DDT digitale è regolata dalla normativa italiana ed europea in materia di documenti elettronici, tra cui:
- DPR 472/96: disciplina il DDT in generale.
- Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD): regola la firma elettronica e la conservazione digitale.
- Regolamento eIDAS: disciplina la validità dei documenti elettronici nell’Unione Europea.
- Art. 2220 del Codice Civile: stabilisce le regole di conservazione dei documenti contabili.
È importante che il DDT digitale sia firmato con una firma elettronica qualificata e conservato secondo le modalità previste dalla legge per garantirne la validità fiscale e legale.
